Katso Valtiovarainministeriön hyvä sopimusseurantaopas Viisi avainta sopimusseurantaan
Rakennusalalla on käytössä nyrkkisääntö: sopimuksen valvontaan käytetään kaksi prosenttia sen arvosta. Investointi tienaa itsensä moninkertaisesti takaisin sekä suoran kustannussäästön, sopimussakkojen, palvelun paranemisen takia ja kilpailun tehostumisen avulla vuosien kuluessa. Kaksi prosenttia keskimäärin neljän miljoonan euron vuosiarvoisesta hankinnasta on 80 000 €/vuosi, joka riittää hyvin, kun kyseessä on yhden tahon valvonta ja siihen käytettävä tekniikka.
Rakennusalalla on hyvä tapa käyttää sopimuksen valvontaan konsulttiyrityksiä, jotka oppivat rakennusliikkeiden metkut ja pystyvät ohjaamaan muualla opittuja asioita seuraaviin hankkeisiin. Tällä hetkellä taksialaa tuntevia konsulttiyrityksiä on vähän, joten osaaminen on luotava vähitellen. Muutamia hyviä kuitenkin on jo, esimerkiksi Movili Oy. Erinomainen tausta taksialan sopimusvalvontaan olisi esimerkiksi tuotantotalous/controller -osaaminen yhdistettynä vanhan taksitarkastajan vainuun. Tällaisia henkilöitä ei kuitenkaan ole juurikaan tarjolla konsultteina, ainakaan vielä.
Sopimuksenmukaisen palvelun valvonta kannattaa automatisoida mahdollisimman pitkälle. Tilaaja kerää käyttämäänsä järjestelmään tiedot jokaisesta yhteydenotosta, tilauksesta, sen mahdollisista muutoksista ja sen kuljetuksen toteutuksesta. Esimerkiksi sopimuksen vastainen myöhästyminen saa aikaan automaattisen sopimussakkoesityksen, jonka palveluntuottaja voi välttää perustelemalla tilanteen väärin analysoiduksi. Vasta lopulliseen päätöksentekoon tarvitaan ihmistä. Sopivia järjestelmiä voi syntyä joko tilaajan tai valvontapalvelua tarjoavien konsulttien toimesta, mutta yksinkertaisinta sellaisen hankinta tällä hetkellä on taksialan julkisten kuljetuspalveluiden hallintaan laativien ohjelmistotalojen kautta (esimerkiksi Intoit Oy, Vinka Oy ja Ahola Digital Oy). Ammattikäyttöön tehdyissä ohjelmistoissa on keskeistä tietoturvan lisäksi toimivat tietokannat ja siihen liitetty raportointiohjelmisto. Tekoäly voi toimia riittävänä käyttöliittymänä.
Sopimuksen vaatimuksiin kannattaa kirjata vain asioita, jotka voi varmistaa ja joita aikoo palveluntuottajalta vaatia. Kuolleeksi kirjaimeksi jäävät asiat rapauttavat moraalia koko sopimusta kohtaan. Koska tähän saakka sopimusten vaatimuksia ei ole toteutettu, uutta luodessa palveluntuottajille kannattaa kuvata valvontamekanismit jo tarjouspyynnössä esimerkiksi yhteistyöpalaverien vuosikellona.